[업무 노하우] 일 잘하는 사람들의 이메일 작성법

모든 직장인들의 많은 업무 스트레스 중 한 가지로 그 누구도 알려주지 않는 업무 공유 이메일(e-mail) 또는 업무 보고 이메일 작성법.
같은 내용을 이메일로 전달해도 개인과 팀의 업무 스타일에 따라 그 내용과 정보의 전달 능력은 천차만별입니다.

 

 

이메일에 작성된 내용 하나만으로도 일을 잘하는 사람인지? 또는 업무 공유가 제대로 이루어지는 팀인지? 에 대하여 명확한 기준으로 볼 수 있는 이메일. 이러한 이메일은 회사생활에서 절대 빠지지 않는 중요도가 높은 업무 중 하나입니다. 때문에 많은 직장인 분들이 이메일 작성에 대하여 어려워함에 따른 쉽고 빠르게 작성하는 노하우에 대하여 알아보겠습니다.

 

이메일 작성 순서 ( 아래 제목 클릭 시 글 위치로 이동 )

1. 본문 내용이 함축된 제목 작성하기
2. 본문의 머리글로 가벼운 인사와 수신자, 발신자 작성하기
3. 본문의 내용 작성 전에 간략하게 목적과 참고사항 작성하기
4. 본문의 내용은 직관적이고 명확하게 작성하기 (소설과 같은 서술형 내용은 지양)
5. 본문의 맺음글로 요청사항과 감사인사, 발신자 연락처 작성하기

 

본문 내용이 함축된 제목 작성하기

의외로 많은 분들이 단순한 제목으로 "업무 메일 공유합니다." 또는 "자료 공유합니다.", "업무 보고 드립니다." 등과 같은 제목으로 시작하는 이메일을 작성하시는데 이메일의 제목은 수신자가 제목을 보고 어떤 내용의 이메일인지 파악할 수 있어야 합니다.

그래야 수신자로 하여금 업무의 중요도를 구분하여 즉시 확인하고 진행해야 하는지 아니면 시간을 두고 확인해도 되는지 판단할 수 있기 때문입니다. 그리고 제목 앞에 소속을 작성하여 어느 팀에서 누가 보내는 이메일인지를 수신자가 쉽게 확인할 수 있게 합니다.

 

< 작성 예시 >

업무 공유 시
- 팀명, 이름-00 프로젝트의 00 업무 공유 건

회의 요청 시
- 팀명, 이름-00 프로젝트의 00 업무 회의 요청 건

회의록 공유 시
- 팀명, 이름-0월 0일 00 프로젝트의 00 업무 회의록 공유 건

 

참고사항으로 이메일의 제목에 Re:(답장)과 Fw:(전달)이 붙어있는 경우에 특별한 사유가 없는 한 지우지 않는 것이 좋으며, 혹시 제목을 추가로 작성해야 한다면 제목 앞단에 간략한 내용으로 작성토록 합니다.

 

< 작성 예시 >

팀명, 이름-제목 추가 (Re: 팀명, 이름-00 프로젝트의 00 업무 공유 건)

이메일의 제목 작성법에서 주의해야 하는 사항으로 너무 길게 작성하지 말아야 합니다. 정해진 글자 수가 있는 것은 아니지만 간결하지 못한 제목은 수신자로부터 외면당할 수도 있기 때문입니다.

이메일의 제목을 작성하였다면 이제 본문을 작성할 차례입니다.
우리가 상대방과 이야기할 때 두서없이 횡설수설한다면 상대가 듣고자 하는 정보 또는 전달하고자 하는 정보의 전달이 어렵듯이 이메일의 본문 글도 정리되지 않으면 그 역할을 못하게 됩니다.

어렵게 진행되고 있는 프로젝트를 이메일 하나 때문에 문제가 발생한다면 그 많은 스트레스가 쌓여이다 못해 폭발할지도 모릅니다. 그렇다면 한눈에 들어오고 정보의 전달력이 높은 구성으로 단락을 구분하는 방법으로 머리글과 본문 글 그리고 맺음글로 나누고, 본문 글을 다시 한번 서론, 본론, 결론으로 나누어 작성한다면 한눈에 보기 쉬운 이메일을 작성할 수 있습니다.

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본문의 머리글에 가벼운 인사와 수신자, 발신자 작성하기

< 작성 예시 >

안녕하세요.
00팀 000님, 000님.
00팀 000입니다.
날씨가 많이 추워졌으니 건강에 유의하시기 바랍니다.

머리글은 인사와 함께 업무를 진행하는 모든 수신자와 발신자를 작성하여 업무를 진행하는 사람을 명확하게 표기합니다. 그리고 추가적인 내용으로 가볍게 일상적인 안부를 묻는 정도의 인사글을 작성하여 수신자를 배려하도록 합니다.

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본문의 내용 작성 전 간략하게 목적과 참고사항 작성하기

< 작성 예시 >

00 프로젝트의 00 내용으로 회의를 진행하고자 합니다.
하기 상세 내용을 참고하시어 자료 준비를 요청드리며, 회의가 가능한 일정을 확인하시고 회신을 부탁드립니다.
참고사항으로 회의 일정은 하기 일정 외에 조율이 가능합니다.

본문의 상세 내용을 작성하기 전에 이메일을 발송하는 이유, 즉 목적을 작성하고 참고사항과 같은 기타 내용을 작성하여 수신자가 상세 내용을 읽기 전에 어느 정도 그 내용에 대한 결과를 간략하게 파악할 수 있도록 합니다.

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본문 내용은 직관적이고 명확하게 작성하기

< 작성 예시 >

00 프로젝트 회의 요청 건
-내용-
1. 회의 예정 일시
 - 0월 0일 0요일 0시 또는 0월 0일 0요일 0시 (이외 가능한 일정으로 조율 가능)
2. 회의 장소
 - 00 회의실
3. 회의 내용
 - 00 프로젝트의 00 내용
4. 요청사항
 - 00 자료 준비 부탁드립니다.

본문 내용을 서술형으로 장황하게 작성하다 보면 불필요한 내용이 들어가 수신자에게 전달해야 하는 정보가 누락될 확률이 높아지고, 때로는 수신자가 업무를 이해하지 못하여 프로젝트 업무가 진행되지 못하는 상황이 발생할 수도 있습니다.

본문 내용은 최대한 간략하고 짧으면서도 정확하고 명료하게 작성하는 것이 바람직하며, 때로는 직관적으로 작성하여 수신자가 읽을 때 "진행하라는 건가? 하지 말라는 건가?"와 같은 의문을 들지 않게 작성합니다.

여기서 주의해야 할 점으로 수신자를 배려하지 않는 직설적인 내용으로 작성하는 것은 안 보내느니만도 못한 것이니 반드시 발송 전에 내용을 읽어 보시고 수신자를 배려하지 못한 잘못된 부분은 수정하여 보내시기 바랍니다.

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본문의 맺음글로 요청사항과 감사인사 그리고 발신자 연락처 작성하기

< 작성 예시 >

회의 일정 확인 후 회신을 부탁드리며, 기타 문의사항은 유선 또는 메일로 회신 부탁드립니다.
감사합니다.
-이상-
00팀 000사원 연락처 000-0000-0000

맺음글은 본문 내용에서 다시 한번 강조해야 하는 내용을 작성해도 되고 추가로 요청 또는 참고사항을 작성하면 됩니다. 그리고 감사인사를 작성하여 수신자를 배려한다면 다소 불편한 내용의 이메일이었어도 수신자의 마음을 조금이나마 헤아려 줄 수 있을 것입니다.

감사인사 작성 시 주의사항으로 "수고하세요."라는 인사는 손아랫사람에게 하는 격려의 말이기 때문에 감사인사로 작성하지 않는 것이 바람직합니다.

마지막으로 발신자의 소속과 이름, 연락처를 남겨 추후 수신자 또는 참조자가 궁금한 사항에 대하여 문의할 수 있도록 합니다.

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일을 잘한다는 건
상대방을 편하게 해주는 거예요.
상대방이 생각할 시간을 줄여서
일을 빨리 끝내게 도와주는 것.

처음엔 나만 고생하는 것 같지만,
일 잘하는 사람은 언젠가 눈에 띕니다.
작은 이메일부터 잘 보내는 사람은
결국 잘 풀리게 됩니다.

- 유튜브 신사임당에서 -

여기까지 일 잘하는 사람들의 이메일 작성법에 대하여 이야기해 보았으며, 위 내용이 정답은 아니기 때문에 똑같이 따라 하기보다는 참고로 하여 상황에 맞춰 나만의 스타일을 찾아간다면 언제, 어떤 상황에서도 이메일을 쉽고 빠르게 작성할 수 있는 날이 찾아올 것입니다.